In tijden van crisis telt elke seconde. Voor het Filipijnse Department of Social Welfare and Development (DSWD) is snelheid geen luxe, maar een kwestie van levensbelang. Als centrale overheidsinstantie is het DSWD verantwoordelijk voor sociale bescherming, noodhulp en wederopbouw voor miljoenen kwetsbare burgers. Om deze gigantische operatie soepel te laten verlopen, heeft het departement de handen ineengeslagen met Google Workspace en Gemini, de AI-assistent van Google. Het doel? Bureaucreatie minimaliseren zodat menselijke compassie maximaal de ruimte krijgt.
De knelpunten van handwerk in crisistijd
Het DSWD opereert in een complexe omgeving waar de inzet hoog is. Of het nu gaat om dagelijkse steun of acute rampenbestrijding, de coördinatie tussen centrale en regionale kantoren moet vlekkeloos verlopen. In het verleden zorgden handmatige processen en administratieve rompslomp echter voor flinke vertragingen.
JP Acuna, Chief Information Officer bij het DSWD, zag hoe maatschappelijk werkers kostbare tijd verloren aan papierwerk en administratieve vragen. Tijd die zij eigenlijk wilden besteden aan de gezinnen die hun hulp het hardst nodig hadden. Er was een digitale transformatie nodig om de focus te verleggen van spreadsheets naar mensen.
De digitale fundering en de sprong naar AI
De basis voor de vernieuwing werd gelegd met Google Workspace. Dankzij gedeelde schijven, realtime documenten en directe chatkanalen kunnen teams — zelfs tijdens crisissituaties waarin razendsnel geschakeld moet worden — naadloos samenwerken.
Maar het DSWD wilde verder gaan. Onder leiding van Acuna begon het agentschap te experimenteren met kunstmatige intelligentie via Gemini. De insteek was helder: AI inzetten met respect voor menselijke waardigheid, op grote schaal en volledig in lijn met hun maatschappelijke missie.
Een van de meest impactvolle projecten is het verwerken van schoolrapporten. Om overheidstoelagen uit te keren aan gezinnen, moest het DSWD handmatig de aanwezigheidscijfers van duizenden scholen controleren. Gemini werd getraind om deze data automatisch te lezen, te extraheren en te structureren. Daarnaast helpt de AI teams bij het schrijven van analyses, het opstellen van projectvoorstellen en het doorgronden van data, zonder dat daar complexe technische vaardigheden voor nodig zijn.
Van zes maanden naar vier weken: De impact van innovatie
De resultaten van deze technologische upgrade zijn revolutionair. Door de automatisering van de aanwezigheidscontrole kan de doorlooptijd voor het uitkeren van financiële steun worden teruggebracht van zes maanden naar minder dan één maand. Dit betekent dat miljoenen Filipijnse huishoudens vele malen sneller de steun ontvangen die zij nodig hebben.
"Door AI op een verantwoorde en missiegedreven manier te integreren, verschuift de menselijke inspanning weer naar werk dat gedreven wordt door medeleven."
De inzet van Google Workspace en Gemini heeft de operationele snelheid en de onderlinge coördinatie drastisch verbeterd. Terwijl de AI achter de schermen rapporten analyseert en conceptteksten schrijft, krijgen de maatschappelijk werkers hun belangrijkste bezit terug: tijd. Tijd voor empathie, diepgaand klantcontact en specialistische zorg. Het DSWD laat hiermee zien hoe technologie de overheid niet killer maakt, maar juist menselijker.
